Conditions générales d'utilisation

1. Objet et acceptation

Les présentes conditions encadrent l'accès au service en ligne e-CPCC (comptabilité, trésorerie, budget et projets, facturation, stock, immobilisations) fourni par [RAISON SOCIALE] (« l'éditeur ») aux entreprises et organismes qui s'y inscrivent (« le client ») et à leurs utilisateurs.

La personne qui inscrit le client déclare avoir le pouvoir de l'engager. Elle accepte les présentes conditions et la politique de confidentialité en cochant la case prévue à l'inscription ; la version acceptée et sa date sont enregistrées.

Une installation dédiée ou locale fait l'objet d'un contrat distinct, qui prime sur les présentes conditions lorsqu'il en dispose autrement.

2. Définitions

• Service : le logiciel e-CPCC accessible en ligne, ses modules et son assistance.
• Client : l'entreprise ou l'organisme inscrit, titulaire de l'abonnement.
• Utilisateur : toute personne à qui le client ouvre un accès au service.
• Données du client : tout ce que le client et ses utilisateurs saisissent ou importent dans le service (écritures, pièces, tiers, budgets, documents).

3. Accès au service et comptes

Le client désigne au moins un administrateur, qui crée les accès de ses utilisateurs et leur attribue des rôles. Chaque accès est personnel : identifiants et mots de passe ne se partagent pas.

Le client veille à l'exactitude des informations fournies à l'inscription et à la confidentialité des identifiants de ses utilisateurs. Il prévient sans délai l'éditeur de tout usage non autorisé.

Les actions faites dans le service sont tracées dans un journal d'audit consultable par le client.

4. Essai gratuit

L'inscription ouvre un essai gratuit, sans moyen de paiement, pour la durée et avec les modules annoncés au moment de l'inscription. L'essai ne se transforme jamais en abonnement payant sans une demande expresse du client.

À la fin de l'essai, l'accès aux modules est suspendu jusqu'à la souscription d'un abonnement. Les données saisies sont conservées 90 jours, puis supprimées si aucun abonnement n'a été souscrit ; le client peut les exporter pendant ce délai en le demandant à l'éditeur.

L'éditeur peut refuser, suspendre ou clôturer un essai utilisé de façon abusive (inscriptions répétées, usage contraire à la loi).

5. Abonnement, prix et paiement

Les formules, leurs modules, leur nombre d'utilisateurs et leurs prix sont publiés sur la page des tarifs. Ils sont exprimés en dollars américains, taxes en sus lorsque la loi les applique.

L'abonnement est souscrit pour la période choisie et se renouvelle pour la même durée, sauf résiliation avant son échéance. Les sommes sont payables d'avance, selon les moyens de paiement indiqués sur la facture.

Un retard de paiement non régularisé quinze jours après un rappel peut entraîner la suspension de l'accès, sans suppression des données. L'accès est rétabli dès le paiement reçu.

L'éditeur peut faire évoluer ses prix ; un nouveau prix ne s'applique qu'à la période suivante et est annoncé au moins trente jours avant.

6. Le service et ses évolutions

Le service suit le droit comptable OHADA (Acte uniforme relatif au droit comptable et à l'information financière, SYSCOHADA révisé) et sera mis à jour lorsque ces règles changent.

L'éditeur améliore le service en continu. Une évolution ne retire jamais au client l'accès à ses données ; une fonction importante n'est retirée qu'après un préavis raisonnable.

Le service est un outil : la tenue de la comptabilité, les écritures, les arrêtés de comptes, les déclarations fiscales et sociales et le respect des délais légaux restent sous la responsabilité du client et de ses professionnels (comptable, expert-comptable, commissaire aux comptes).

7. Données du client

Les données du client lui appartiennent. L'éditeur ne les utilise que pour fournir le service, l'assistance demandée par le client et les obligations légales ; il ne les vend ni ne les cède jamais.

Pour les données personnelles contenues dans les données du client (fournisseurs, clients, personnel, bénéficiaires), le client est responsable du traitement et l'éditeur agit pour son compte, sur ses instructions, selon la politique de confidentialité.

Le client peut exporter ses données à tout moment depuis le service (grand livre, balance, états) ; un export complet est fourni sur demande à la fin du contrat.

L'éditeur effectue des sauvegardes régulières. Elles servent à la reprise après incident, pas à l'archivage légal du client, qui conserve lui-même ses documents comptables pendant la durée imposée par la loi (dix ans dans l'espace OHADA).

8. Disponibilité et maintenance

L'éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour que le service soit accessible en permanence. Il n'est tenu qu'à une obligation de moyens.

Des interruptions peuvent être nécessaires pour la maintenance : elles sont annoncées à l'avance et placées autant que possible en dehors des heures de bureau de Kinshasa. Une intervention urgente (sécurité, incident) peut avoir lieu sans préavis.

L'accès dépend aussi de la connexion internet et de l'équipement du client, qui restent sous sa responsabilité. Une installation locale permet de travailler sans connexion permanente.

9. Sécurité

Les échanges avec le service sont chiffrés, les mots de passe ne sont jamais conservés en clair, et chaque entreprise ne voit que ses propres données. Les accès sont limités par rôle et par module.

En cas de violation de données touchant le client, l'éditeur l'en informe dans les meilleurs délais, avec ce qu'il sait de l'incident et des mesures prises.

10. Assistance

L'assistance est joignable à l'adresse [CONTACT], les jours ouvrés. Le service comprend aussi une aide intégrée à chaque écran. Avec l'accord exprès du client, un membre de l'éditeur peut accéder temporairement à son espace pour l'aider ; cet accès est tracé.

11. Responsabilité

L'éditeur répond des dommages directs causés par un manquement prouvé à ses obligations. Il ne répond pas des dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, de clientèle, pénalités fiscales nées d'une saisie ou d'une déclaration du client).

Sauf faute lourde ou intentionnelle, la responsabilité totale de l'éditeur est limitée aux sommes payées par le client au titre des douze mois précédant le fait générateur.

Le client répond de l'usage du service par ses utilisateurs, de l'exactitude et de la licéité des données qu'il saisit.

12. Propriété intellectuelle

Le logiciel, son interface et sa documentation restent la propriété de l'éditeur. L'abonnement donne au client un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée du contrat. Il est interdit de copier, décompiler ou revendre le service.

13. Durée, suspension et résiliation

Le client peut résilier à tout moment par écrit à l'éditeur (un e-mail suffit) ; la résiliation prend effet à la fin de la période en cours, déjà payée, sans remboursement de cette période.

L'éditeur peut résilier en cas de manquement grave du client (non-paiement, usage illicite, atteinte à la sécurité du service) resté sans effet quinze jours après une mise en demeure. Il peut suspendre l'accès immédiatement en cas de fraude ou de risque pour la sécurité des autres clients.

À la fin du contrat, le client dispose de 90 jours pour récupérer ses données (export à la demande). Elles sont ensuite supprimées du service, puis des sauvegardes à leur rotation, sauf ce que la loi oblige l'éditeur à garder.

14. Modification des conditions

L'éditeur peut modifier les présentes conditions. Une modification de fond est annoncée au moins trente jours avant son entrée en vigueur et change le numéro de version ci-dessus. Le client qui la refuse peut résilier avant son entrée en vigueur ; poursuivre l'utilisation ensuite vaut acceptation.

15. Droit applicable et litiges

Les présentes conditions sont régies par le droit de la République démocratique du Congo, y compris les Actes uniformes de l'OHADA qui s'y appliquent.

Les parties cherchent d'abord une solution amiable, dans les trente jours suivant la réclamation écrite de l'une d'elles. À défaut, le litige est porté devant [JURIDICTION COMPÉTENTE].

16. Contact

[RAISON SOCIALE], [ADRESSE]. [CONTACT].